‘Secretaresse saai? Absoluut niet! Het is juist veelzijdig en dynamisch’

Vandaag, donderdag 21 april is het secretaressedag. Speciaal daarom vroegen wij onze collega’s hoe het is om als secretaresse/teamondersteuner bij Pento te werken. Maar… secretaresse dekt de lading niet. Want als teamondersteuner doe je bij Pento zóveel meer! Je bent de onmisbare schakel. Riëtte, Marije en Gerrie vertellen er meer over.

Waar werk je?

Riëtte: ‘Ik werk nu al 13 jaar als secretaresse-teamondersteuner bij Pento audiologisch centrum in Zwolle. Ik werk 34 uur per week. Binnen het secretariaat werk ik samen met nog 8 andere secretaresses.’ Marije: ‘Ik werk nu 1 jaar als secretaresse/teamondersteuner bij Pento audiologisch centrum in Assen. Ik werk 24 uur per week. Ons team bestaat in totaal uit 5 collega’s.’

Waarom ben je bij Pento gaan werken?

Marije: ‘Bij Pento kunnen zowel kinderen als volwassenen terecht met vragen over gehoor, taal- en spraakontwikkeling. Door die diversiteit in mensen en aandoeningen blijf je jezelf continu ontwikkelen en wordt het niet snel saai. Daarnaast sprak de dynamiek en vele verschillende werkzaamheden bij de functie me zeer aan. De betrokken medewerkers en een fijne werksfeer zorgen voor een gezonde organisatie waarin iedereen zich inzet om dat doel te bereiken.

Riëtte: ‘In mijn leven voor Pento werkte ik al heel lang bij een commercieel bedrijf. Ik had veel contact met cliënten. Maar ik wilde heel graag iets betekenen voor mensen zonder commercieel oogmerk. Daarom maakte ik de overstap naar Pento. Het leuke was dat ik al twee cursussen in Gebarentaal had gedaan. Toen ik daarna de vacature bij Pento zag, wíst ik gewoon dat ik moest solliciteren.’

Hoe ziet een typische werkdag er voor jou uit?

Riëtte: ‘Op maandag werk ik thuis en verzorg ik de roosters voor de verschillende disciplines. Ik zorg ervoor dat de externe bezetting op orde is, wikkel de vakantie aanvragen af en onderhoud externe contacten. Op de andere dagen zit ik op het audiologisch centrum. Dan zit ik óf aan de telefoon óf aan de balie om cliënten te helpen. Ook ondersteun ik het taal/spraakteam als teamondersteuner. Ik plan afspraken in, verstuur brieven, verwerk verwijzingen etc. Momenteel doe ik ook ondersteunend administratief werk voor de Vroegbehandeling en neem ik deel aan een projectgroep. Enorm divers dus en geen dag is hetzelfde. Nog steeds krijg ik na 13 jaar vragen die ik nog niet eerder heb gehad.’

Marije: ‘Als secretaresse ben ik het eerste aanspreekpunt voor cliënten en verwerk ik de inkomende telefoontjes, e-mail en post. Ik zorg dat de communicatie op de juiste plek terecht komt en dat vragen beantwoord worden. Zowel mondeling als schriftelijk. Daarnaast verzorg ik diverse administratieve werkzaamheden, doe ik de facilitaire ondersteuning, correspondentie en archiverende taken binnen de organisatie. Heel divers dus. ’

Waar ben je trots op?

Marije: ‘Ik ben er trots op dat we ondanks de corona pandemie ons als team en organisatie staande hebben weten te houden. Het was (en is nog steeds) hard werken voor iedereen en we moesten snel schakelen om de problemen die ontstonden zo snel en efficiënt mogelijk op te lossen. Maar het is samen gelukt’.

Riëtte: ‘Voor mij is een tevreden cliënt het állerbelangrijkst. Het geeft mij veel voldoening om net dat stapje meer te doen om de cliënt beter te kunnen helpen. Bijvoorbeeld door een afspraak eerder in te plannen op een vrijgevallen plekje en dan de cliënt hierover informeren. Ik denk graag mee met de cliënt en doe wat ik kan binnen mijn vermogen als secretaresse-teamondersteuner om de cliënt verder te helpen. Daarnaast is het ook super leuk om deel te nemen aan projectgroepen, waardoor werkwijzen binnen het audiologisch centrum verbeterd kunnen worden. Ik nam bijvoorbeeld deel aan de projectgroep voor digitalisering van de dossier. Dat werkt een stuk sneller en veiliger, en scheelt weer papieren dossiers’.

Wat is het leukste?

Riëtte: ‘De diversiteit en afwisseling. Het is een heel dynamische job. Geen dag is hetzelfde. Ik vind het bovendien een heel mooi werkgebied waarin ik mag werken. Marije: ‘De afwisseling in werkzaamheden en het contact met collega’s en cliënten. Elke dag is anders en dat maakt het werk zo leuk!’.

Wat zijn nieuwe ontwikkelingen?

Riëtte: ‘Alles wordt steeds meer digitaal: Toen ik bijvoorbeeld net bij Pento kwam werken, waren alle dossiers nog op papier. Dat is intussen al lang niet meer zo. Dat werkt veel fijner en sneller. Dit geldt ook voor verwijzingen, die nu grotendeels digitaal bij ons binnen komen. Als secretaresse moet je mee blijven groeien in deze ontwikkelingen om optimaal je werk te kunnen blijven doen. Nieuwe systemen je eigen maken etc.’ Marije: ‘De digitale ontwikkelingen volgen elkaar steeds sneller op. Dat zijn momenteel de grootste veranderingen in ons werk’.

Wat is het grootste misverstand dat er bestaat over jouw werk of werkgebied?

Marije: ‘Dat secretaresse een saai beroep zou zijn. Dat is het absoluut niet! Het is juist een veelzijdige en dynamische baan, zeker bij Pento.’

Riëtte: ‘Dat wij, even heel zwart/wit gezegd, typgeiten zijn. Er komen zoveel vaardigheden bij kijken om je werk goed te kunnen doen. Je moet bovendien snel kunnen schakelen en flexibel zijn om ad hoc klussen te kunnen oppakken en je werk goed te kunnen doen. Dat wordt nog wel eens onderschat.’

Waarom is het werken als teamondersteuner-secretaresse bij Pento nou zo leuk?

Marije: ‘Het is een leuk dynamisch bedrijf. Geen dag is het hetzelfde en de afwisseling maakt het erg leuk om te werken binnen Pento. Het is een prettige werkomgeving.’

Riëtte: Het is een heel interessant werkgebied, waarbij je nooit uitgeleerd raakt. Het werk wordt nooit saai. Doordat Pento een relatief klein bedrijf is, doet je stem er ook toe. Heb je wat nuttigs te zeggen wat ten goede komt aan de organisatie en de cliënt? Dan wordt hiernaar geluisterd. Dat werkt super fijn.

Waarom Gerrie Barkel als directiesecretaresse bij Pento audiologisch centrum Twente werkt:

‘Ik werk inmiddels 13 jaar bij Pento audiologisch centrum in Twente en doe dit nog altijd met plezier. Het werk en het contact met de collega’s heeft er voor gezorgd dat ik er nog steeds ben. Ik werk 22 uur per week en doe mijn best om het directiesecretariaat in goede banen te leiden. Mijn dagen zijn gevuld met planning, archivering, uitvoering HRM taken, verslaglegging van vergaderingen, enkele facilitaire zaken neem ik op me en niet onbelangrijk, organiseer ik de personeelsfeesten.

In 2009, toen ik bij Pento begon, dacht ik niet gelijk ‘Wauw, dit is mijn droombaan’. Ik wist eigenlijk niet zoveel van audiologie. In de loop der tijden ben ik er wel achter gekomen dat Pento een fantastische zorgverlener is, die het verschil kan maken in het welzijn van de cliënt. Het staat ook in de missie van Pento: “Wij geloven dat mensen met een gehoor- of taalbeperking tot maximale zelfontplooiing kunnen komen en kunnen meedoen, voor zover dat past bij hun wensen en mogelijkheden. Wij bij Pento zijn er, in alles wat we doen, op gericht dit te bereiken.” En zo voel ik het in ons dagelijks werk ook echt.

Het werken bij Pento heeft daardoor voor mij een andere lading gekregen. Ik draag indirect bij aan het welzijn van mensen met een gehoor- of taalontwikkelingsstoornis. Het welzijn van mensen dat heeft Pento hoog in het vaandel staan en ik ben er trots op daar deel vanuit te mogen maken.

In een cursus die ik volgde over muziekgeluk bij dementerenden werd mij nog weer eens extra duidelijk hoe belangrijk het is om een goed en gezond gehoor te hebben. In mijn vrije tijd houd ik mij bezig met muziek, door het zelf te maken, maar ook door me te verdiepen in de werking van muziek bij dementerenden. Wonderbaarlijk hoe je door het aanreiken van muziek het verschil kunt maken in het welzijn van mensen. Muziek maakt ze gelukkig en voert ze terug in de tijd waar hun herinneringen liggen. Het geeft ze een stukje veiligheid terug. Met die wetenschap hoef ik je niet te vertellen hoe belangrijk het is een goed gehoor te hebben. Wij bij Pento werken mee aan dat kleine stukje geluk, hoe mooi is dat?’

Ook bij Pento werken als secretaresse en/of teamondersteuner?

Kijk bij ‘werken bij Pento’ voor de actuele vacatures. Of stuur een open sollicitatie naar hrm@pento.nl. Je bent van harte welkom!

Share Button